Bedrijf of afdeling toevoegen of bewerken

Om een Bedrijf of afdeling toe te voegen aan het KMS of deze te bewerken klik je op Nieuw of op de Naam van het betreffende bedrijf of afdeling in het overzicht.

Algemene gegevens

Hier voer je de naam en eventueel de adresgegevens van het Bedrijf of de afdeling in en selecteer je eventueel het bovenliggende bedrijf of afdeling. Ook geef je aan of deze adresgegevens getoond mogen worden in de e-mails van de bestellingen.

Tenslotte geef je aan of het gaat om een Bedrijf of een gewone Afdeling.

 

Klik voor een vergroting

Bedrijfsopties

Als je hierboven hebt gekozen voor Bedrijf, dan zie je ook enkele bedrijfsopties die je kunt invullen. Deze opties gelden voor dit bedrijf én de onderliggende afdelingen.

Bedrijfslogo
Upload hier het logo dat hoort bij dit bedrijf. Samen met de bedrijfskleur zien medewerkers die onder dit bedrijf en de onderliggende afdelingen vallen dan dit logo en deze huisstijlkleur tijdens het bestellen. Ook de notificatie e-mails bevatten dit logo en deze huisstijlkleur.

Bedrijfskleur
Hier vul je de huisstijlkleur in. Dit kan via het invullen van de code (#rrggbb) of via de colorpicker.

Tip!

Wordt het bedrijfslogo en bedrijfskleur leeggelaten? Dan wordt het standaardlogo en de standaard huisstijlkleur van deze omgeving getoond.

Toon ook het standaard logo
Kies je voor een eigen bedrijfslogo? Dan kan ook het standaard omgevingslogo erbij getoond worden. Er worden dan dus twee logo’s getoond.

Als deze optie uitstaat, dan wordt alleen bovenstaand Bedrijfslogo getoond.

Valuta
Per Bedrijf kun je kiezen welke valuta je wilt gebruiken. In de meeste gevallen is de standaard valuta ingesteld op Euro en kun je kiezen om voor dit bedrijf de weergave in Punten of Credits te gebruiken. Je kunt dan kun je een conversiekoers invullen die de standaard valuta omrekent naar de nieuw gekozen valuta.

Kies je bijvoorbeeld voor Punten, met een conversiekoers van 6, dan betekent dat 1 euro = 6 punten; een conversiekoers van 0,5 betekent: 1 euro is 0,5 punten.

Op het moment van  Opslaan, wordt in alle onderliggende Pakketten en Budgetten van medewerkers van dit bedrijf de valuta gewijzigd en de prijs van de artikelen op basis van de ingestelde valutakoers aangepast! 

Voorbeeld!

  1. Stel, Jan de Vries uit Afdeling 1 van Bedrijf A, heeft een Huidig budget van € 400,-, een Resterend budget van € 150,- en een Pakketbudget van € 500,- en hij mag maximaal € 100,- meenemen naar de volgende periode.
    In zijn Pakket zitten een werkjas van € 140,-, werkschoenen van € 100,- en een poloshirt van € 25,-.
  2. Je past nu de valuta aan van Bedrijf A van Euro naar Punten met een conversiekoers van 4.
  3. Jan de Vries uit Afdeling 1 van Bedrijf A, heeft nu een Huidig budget van PNT 1600, een Resterend budget van PNT 600 en een Pakketbudget van PNT 2000 en hij mag maximaal PNT 400 meenemen naar de volgende periode.
    In zijn Pakket zitten een werkjas van PNT 560, werkschoenen van PNT 400 en een poloshirt van PNT 100.

Betreft dit een aanpassing in een bestaand Bedrijf, dan worden voorgaande bestellingen in de oude valuta en conversiekoers weergegeven. Nieuwe bestellingen worden weergegeven in de nieuw ingestelde valuta en conversiekoers.

Bestelopties

  • Orders binnen budget automatisch accepteren
    Per bedrijf kun je instellen of orders automatisch geaccepteerd mogen worden. Als de volledige order binnen het budget valt, dan wordt deze automatisch geaccepteerd. Per bedrijf kun je dit dus flexibel instellen.
  • Medewerkers zelf bestellen 
    Medewerkers van dit bedrijf mogen zelf inloggen aan de voorkant van het KMS en kunnen zelf hun eigen bestellingen doen. Zet je dit schuifje uit, dan moeten de bestellingen worden gedaan door een Aanvrager, Leidinggevende of een Beheerder.
  • Andere maat kiezen is mogelijk 
    Als dit schuifje aan staat, dan mag tijdens het bestelproces een andere maat gekozen worden dan de maat die is vastgelegd voor deze medewerker.
  • Ook buiten budget bestellen
    Staat dit schuifje aan, dan mogen bestelling ook buiten het toegestane aantal of budget vallen. Een motivatie meesturen is dan wel verplicht.
  • Resterende budget herinneringen
    Staat dit schuifje aan, dan wordt er ongeveer 1 maand en 1 week voordat de nieuwe budgetperiode ingaat een e-mail naar de medewerkers van dit Bedrijf en onderliggende (sub)afdelingen gestuurd met een herinnering dat er nog resterend budget is. Is er geen geen budget over (of negatief budget) of staat dit schuifje uit, dan ontvangt de medewerker geen herinnering.
  • Accepteer algemene voorwaarden
    Als dit schuifje aan staat, dan is een medewerker verplicht de algemene voorwaarden en/of de voorwaarden van het kledingreglement te accepteren, om een bestelling af te kunnen ronden. Deze voorwaarden kunnen op deze pagina in pdf-bestand onder Documenten geüpload worden (zie hieronder). Ze zijn aan het einde van het bestelproces door de medewerker aan te klikken en in te zien.

Besteller(s)

Tip!

Staat de Besteller niet in de lijst om te selecteren? Dan moet deze persoon eerst als Medewerker worden toegevoegd.

Met de button Voeg besteller toe opent zicht een popup venster. Hier kun je een besteller selecteren door op zijn of haar naam te klikken. Deze stap kun je herhalen voor het toevoegen van meerdere bestellers.

Op dezelfde manier kun je bestellers verwijderen door deze te selecteren en op de button: Verwijder geselecteerde te klikken.

Tip!

Achter de naam van de besteller zie je ook de rol van deze besteller (A) (L) of (B). Wil je deze rol wijzigen? Zoek en klik dan deze persoon aan onder Medewerkers en pas vervolgens zijn rechten (rol) aan.

Extra informatie

Notities

In dit veld kunnen per bedrijf of afdeling notities worden vastgelegd. Dit kunnen instructies zijn hoe de kleding bedrukt moet worden, leveringsinformatie, of ander relevante informatie voor dit bedrijf of deze afdeling.

Wanneer het schuifje aan staat, dan worden deze notities ook meegestuurd in de e-mail bij elke bestelling van medewerkers van dit bedrijf of deze afdeling.

Documenten

Per bedrijf of afdeling kun je relevantie documenten uploaden in pdf-formaat . Dit kunnen drukinstructies zijn, leveringsinformatie of andere relevante informatie per bedrijf of afdeling. Je kunt de documenten eenvoudig slepen in het kader, of klikken op de link Bestand uploaden…

Tip!

Een pdf-bestand wordt als algemene voorwaarden of als kledingreglement herkent, als de bestandsnaam de woorden: ‘algemene’ en ‘voorwaarden’ bevat. Dit bestand zal dan aan het einde van het bestelproces gekoppeld worden en kan via een link aangeklikt en ingezien worden.

Als het accepteren van de algemene voorwaarden (of het kledingreglement) bij elke bestelling verplicht is gesteld, dan kan hier het pdf-bestand met deze algemene voorwaarden of het kledingreglement worden geüpload.

Klik tenslotte op Opslaan & sluiten om de wijzigingen op te slaan.